Une tâche notée une seule fois dans le carnet vaut-elle une IA tout de suite, ou faut-il confirmer d'abord ?

« Quand le dossier recommande une IA, c'est qu'il y a beaucoup de temps à y gagner. » La phrase paraît juste. Les carnets montrent parfois autre chose, et c'est ce qu'on regarde ici.

Chez une entreprise, il y avait un dossier client noté une seule fois dans la semaine, sans aucun outil et à peine décrit ¹.

Chez une autre entreprise, il y avait une messagerie traitée depuis un navigateur web, par petites poignées au fil de la journée, notée une seule fois elle aussi, très brève : la tâche la plus légère du carnet ¹.

Dans les deux cas, le dossier de restitution recommande pourtant une IA. Le carnet, lui, n'en dit presque rien.

Alors, faut-il confier ces tâches tout de suite, ou confirmer d'abord ? La réponse tient en une idée : confier une part modeste en attendant, tenir le carnet une seconde semaine sur cette seule tâche, puis décider avec des lignes de plus.

Que recommande-t-on quand une tâche n'est notée qu'une seule fois ?

Pour le dossier client, la recommandation est prudente. La part confiée à l'outil est modeste, l'estimation porte la mention « à confirmer », et le gain annoncé est faible.

Pour la messagerie, elle est double. D'abord traiter les messages à des heures fixes de la journée. Ensuite seulement, ajouter une IA qui trie et propose des réponses. L'envoi reste à une personne.

Ces recommandations ne sont pas des erreurs. Elles disent ce qu'on sait d'un type de tâche. Elles ne disent pas ce que le carnet a vu, parce que le carnet n'a presque rien vu. Cette différence compte pour décider.

Comment l'a-t-on trouvé ?

On l'a trouvé dans le carnet tenu pendant une semaine, puis dans le dossier de restitution : ces deux tâches n'y figurent qu'une seule fois, et la recommandation s'appuie sur ce qu'on sait de ce type de tâche plutôt que sur ce que le carnet décrit ¹.

Le carnet est simple. Chaque personne y note ce qu'elle a fait, avec quel outil, et ce qui l'a pesée. Une tâche notée souvent et bien décrite se lit sans effort. Une tâche notée une fois montre seulement qu'elle existe.

Pour le dossier client, on ne sait pas de quoi il est fait en détail, ni ce qui le rend lourd. Pour la messagerie, on ne sait pas de quels messages il s'agit. Dans les deux cas, ce qui manque est le même : de quoi la tâche est faite, et combien de fois elle revient.

Qu'a-t-on proposé pour le dossier client ?

Pour le dossier client, on a proposé de confier à une IA la préparation et la vérification des pièces : l'IA prépare, la personne fait, avec une part confiée modeste et une estimation à confirmer.

Le mot « modeste » est voulu. Tant que le carnet ne décrit presque rien, on ne confie pas tout. On confie ce qui se prépare et se vérifie, et on garde le reste dans les mains de la personne.

Trois garde-fous accompagnent cette proposition :

• un outil conforme au RGPD ;
• chaque montant et chaque destinataire validés par une personne ;
• une relecture avant chaque dépôt.

Ce que l'IA ne fait pas ici : envoyer, ni contrôler. L'envoi et le contrôle restent à une personne. Et au-delà d'une part très élevée confiée à l'outil, il ne fait plus aussi bien.

Qu'a-t-on proposé pour la messagerie ?

Pour la messagerie, on a proposé de commencer par traiter les messages à des heures fixes, avant toute IA. Ce réglage ne demande aucun outil. Il suffit de décider, avec l'équipe, de quelques moments dans la journée.

Une IA qui trie et propose des réponses vient ensuite. L'envoi reste à une personne : l'IA propose, c'est une personne qui appuie sur « envoyer ».

La messagerie est la tâche la plus légère et la moins pénible du carnet. Qu'elle reçoive une recommandation d'IA surprend. C'est pour cela que les heures fixes passent en premier.

Quel gain vise-t-on ?

Le gain visé, estimé d'après le carnet, est faible pour le dossier client. Pour la messagerie, la tâche est la plus légère du carnet, et le gain reste à estimer après une seconde semaine de carnet.

Ce sont des estimations, tirées d'une seule ligne de carnet. On les écrit comme telles. Elles ne valent pas une promesse, et elles ne justifient pas un gros projet.

Comment lever le « à confirmer » dès demain ?

La mention « à confirmer » se lève par une seconde semaine de carnet, sur cette seule tâche, sans rien d'autre à changer. Voici le geste :

• repérez, dans votre dossier de restitution, les recommandations dont l'estimation est marquée « à confirmer » ;
• en attendant, ne confiez qu'une part modeste de la tâche, et pour la messagerie, commencez par les heures fixes ;
• notez de quoi la tâche est faite, combien de fois elle revient, avec quel outil, et ce qui la rend pesante ;
• relisez ensuite la recommandation avec ces nouvelles lignes.

Si la tâche revient souvent et pèse, l'estimation se confirme. La part confiée peut alors s'élargir, à son rythme.

Une semaine de carnet ne suffisait-elle pas ?

Pour une tâche notée plusieurs fois et bien décrite, une semaine suffit. Pour une tâche notée une seule fois, le carnet montre qu'elle existe, pas de quoi elle est faite ni à quel rythme elle revient.

La seconde semaine ne corrige pas la recommandation. Elle lève le « à confirmer », sans gros effort. C'est un travail léger, et il évite de décider sur une seule ligne.

Et si la tâche reste de quelques minutes par semaine ?

Alors « pas maintenant » est une réponse à part entière. Vous avez regardé, le carnet est en main, la tâche reste brève : elle n'a pas besoin d'une IA pour l'instant.

On passe à une tâche que le carnet décrit mieux. Zenn-IA ne recommande pas un outil pour le plaisir d'en recommander un, et sait dire non quand la tâche ne le justifie pas.

Peut-on relire sa propre recommandation avec ce regard ?

Si vous voulez relire votre propre recommandation avec ce regard, ce qui est constaté et ce qui reste à confirmer, on peut le faire ensemble à partir de votre carnet.